Hoe wij met uw gegevens omgaan.
FloorPilot gebruikt rol- en evenementgerichte controles om toegang tot operationele informatie te beperken. De precieze zichtbaarheid hangt af van de module, rol en pilotinrichting. Deze pagina legt uit wat er op de website zelf gebeurt.
Wat het pilotaanvraagformulier verzamelt.
Wanneer u het pilotaanvraagformulier invult, kan dit verzamelen:
- Naam
- Organisatie
- Functie
- Zakelijk e-mailadres
- Telefoonnummer (optioneel)
- Website organisatie (optioneel)
- Type evenement
- Verwachte bezoekersomvang
- Gewenste startperiode
- Aantal evenementen per jaar (optioneel)
- Omschrijving van uw operationele uitdaging
- Pakketinteresse
- Technische verzend- en statusinformatie
Waarom we dit verzamelen.
- Om te reageren op uw aanvraag.
- Om te bepalen of FloorPilot passend is.
- Om een demo, pilot of voorstel voor te bereiden.
- Om spam en misbruik te voorkomen.
- Om het contact op te volgen.
Wat er daadwerkelijk met uw aanvraag gebeurt.
- Uw aanvraag wordt opgeslagen in de FloorPilot-database.
- Er kan een e-mailnotificatie worden verstuurd via onze geconfigureerde e-mailprovider.
- We verkopen uw informatie niet.
- Aanvraaggegevens worden niet automatisch gedeeld met een gemeente, organisator of andere klant.
- Operationele klantdata staat gescheiden van openbare marketingaanvragen.
Inzage, correctie, verwijdering, bezwaar.
U kunt ons vragen om inzage, correctie of verwijdering van uw gegevens, of bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Neem contact op via info@wearefloorpilot.com.
Hoe lang we gegevens bewaren en wie ze verwerkt.
Evenementgegevens worden standaard twaalf maanden bewaard, gerekend vanaf het moment dat een evenement wordt afgesloten. Daarna komt het dossier in aanmerking voor verwijdering. Een evenement dat nog niet is afgesloten wordt nooit automatisch verwijderd. De termijn staat per organisatie vast en is nog niet in de app aanpasbaar. Het opschoonmechanisme verwijdert verlopen dossiers daadwerkelijk; het draait dagelijks en iedere ronde wordt vastgelegd met het aantal beoordeelde en verwijderde dossiers.
Het logboek van wijzigingen bewaren we zeven jaar, alleen voor verantwoording en beveiliging; daarna wordt het verwijderd. Facturen en administratie bewaren we zeven jaar(fiscale bewaarplicht). Wat een gemeente in haar dossier heeft vastgelegd, valt onder de archiefregels van die gemeente. Verwijderde gegevens verdwijnen uiterlijk 35 dagen later ook uit onze back-ups.
Laat u via het aanmeldformulier op onze website uw gegevens achter (e-mailadres en, als u dat invult, naam, organisatie, of u organisator of gemeente bent en uw vraag), dan gebruiken we die alleen om contact met u op te nemen over FloorPilot. We sturen u geen nieuwsbrief. We bewaren deze gegevens twaalf maanden en verwijderen ze daarna automatisch. Wilt u dat we ze eerder verwijderen, mail dan naar info@wearefloorpilot.com.
- Supabase: database, inloggen en bestandsopslag.
- Vercel: hosting van de applicatie.
- Sentry: foutmeldingen, zodat storingen zichtbaar worden.
- Postmark: verwerking van inkomende e-mail met bijlagen.
- Anthropic: de assistent die documenten herkent en samenvat.
De assistent stelt voor; een mens beslist. Er gaan geen medische gegevens naar een externe partij.
Wat de FloorPilot-app op uw toestel doet.
- Camera — om een QR-code te scannen bij het aanmelden als crew, en alleen als u dat zelf kiest om een foto bij een melding of een bijlage in de groepschat te voegen. Een foto wordt pas verstuurd als u hem toevoegt; bij een melding halen we locatie- en toestelgegevens uit de foto. Verder worden er geen foto's gemaakt of verstuurd.
- Face ID / vingerafdruk / pincode — om de app te ontgrendelen na de eerste aanmelding. Biometrie verlaat uw toestel nooit; wij ontvangen alleen "ontgrendeld".
- Pushmeldingen — voor operationele meldingen waarvoor u zich aanmeldt. Uit te zetten in uw toestelinstellingen.
- Lokale opslag — uw sessie en offline-wachtrij, zodat de app blijft werken bij slecht bereik op een terrein.
- Geen locatiebepaling.
- Geen advertenties en geen advertentie-id's.
- Geen analyseprofielen van individuele gebruikers.
- Geen toegang tot uw contacten, foto's of bestanden, behalve wat u zelf uploadt.
De app praat met hetzelfde platform als het webportaal; alles hierboven over bewaartermijnen en verwerkers geldt onverkort.
Wat deze verklaring nog niet dekt.
De wettelijke grondslag per verwerkingsdoel en het internationale doorgiftemechanisme zijn nog niet juridisch getoetst, en er ligt nog geen ondertekende verwerkersovereenkomst klaar. Dat zeggen we liever eerlijk dan dat we het verzinnen. Werkt u bij een gemeente en heeft u deze stukken nodig voor een aanbesteding of een toets: vraag ze op, dan leveren we ze aan voordat er gegevens worden uitgewisseld.
Laatst bijgewerkt: 9 september 2026